Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Datenschutz-Ansprechpartner

Es ist kein externer Datenschutzbeauftragter bestellt. Ansprechpartner für Datenschutzfragen ist Michael Kaderavek.

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an: datenschutz@kadex-it.at

4. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherdauern

4.1 Aufruf der Website / Server- und Sicherheitslogs

Beim Aufruf dieser Website werden technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL oder Datei
• Referrer-URL
• verwendeter Browser und Betriebssystem
• User-Agent
• Statuscode
• übertragene Datenmenge
• technische Fehlermeldungen
• sicherheitsrelevante Ereignisse, etwa auffällige Zugriffe oder fehlgeschlagene Anfragen

Zweck der Verarbeitung ist der technische Betrieb der Website, die Auslieferung von Inhalten, die Fehleranalyse, die Abwehr von Angriffen sowie die Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität der Systeme.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren, stabilen und zuverlässigen Betrieb der Website sowie in der Erkennung und Abwehr von Missbrauch oder Angriffen.

Server- und Sicherheitslogs werden grundsätzlich nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Aufklärung sicherheitsrelevanter Vorfälle, zur Fehleranalyse oder zur Wahrung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

4.2 Kontaktaufnahme per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon

Wenn Sie über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch Kontakt mit Kadex-IT aufnehmen, werden die von Ihnen angegebenen Daten verarbeitet.

Dazu können insbesondere gehören:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer, sofern angegeben
• Unternehmen, sofern angegeben
• Betreff
• Inhalt der Nachricht
• technische Übermittlungsdaten
• E-Mail-Headerdaten
• Datum und Uhrzeit der Kontaktaufnahme

Zweck der Verarbeitung ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Kommunikation mit Ihnen, die technische oder organisatorische Klärung Ihres Anliegens sowie die Dokumentation des Vorgangs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung und nachvollziehbaren Dokumentation von Anfragen.

Anfragen werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung erforderlich ist. Kommt es zu einer Geschäftsbeziehung, können gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach UGB und BAO, eine längere Speicherung erforderlich machen.

4.3 Kontaktformular mit WPForms

Auf dieser Website wird ein Kontaktformular eingesetzt. Die im Formular eingegebenen Daten werden an Kadex-IT übermittelt und zur Bearbeitung der Anfrage verwendet.

Pflichtfelder sind jene Angaben, die für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich sind. Optionale Angaben können freiwillig gemacht werden.

Das Kontaktformular enthält eine Datenschutz-Zustimmung. Damit bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung gelesen haben und damit einverstanden sind, dass Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet werden.

4.4 E-Mail-Kommunikation und SMTP-Versand

Für die E-Mail-Kommunikation sowie für Formularbenachrichtigungen kann ein SMTP-Dienst verwendet werden. Dabei werden die für Versand und Empfang erforderlichen E-Mail-Daten verarbeitet.

Dazu können insbesondere gehören:

• Absender
• Empfänger
• Betreff
• Nachrichteninhalt
• Anhänge, sofern übermittelt
• technische Headerdaten
• Versand- und Zustellinformationen
• Fehlermeldungen bei Zustellproblemen

Zweck der Verarbeitung ist die zuverlässige Zustellung und Bearbeitung von Nachrichten, die Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Projektpartnern sowie die technische Fehleranalyse bei Zustellproblemen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation zur Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die allgemeine geschäftliche Kommunikation und die technische Absicherung des E-Mail-Betriebs.

4.5 Cookies und technisch notwendige Funktionen auf der Website

Diese Website verwendet nur technisch notwendige Cookies oder vergleichbare technische Funktionen, soweit diese für Betrieb, Sicherheit, Formularfunktionen, Darstellung oder Performance erforderlich sind.

Technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien können insbesondere für folgende Zwecke erforderlich sein:

• Sitzungsverwaltung
• Formularschutz
• CSRF-Schutz
• Sicherheitsfunktionen
• Zwischenspeicherung und Performance
• angemeldete WordPress-Administrationssitzungen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien kann zusätzlich § 165 Abs. 3 TKG relevant sein, soweit die Speicherung oder der Zugriff unbedingt erforderlich ist.

Nach aktuellem Stand werden auf dieser Website keine Tracking-Cookies, Marketing-Cookies oder Analyse-Cookies eingesetzt.

4.6 WordPress, Elementor und technische Website-Komponenten

Diese Website basiert auf WordPress. Zur Gestaltung, Verwaltung, Sicherheit, Suchmaschinenoptimierung, Formularverarbeitung und Performance werden technische Komponenten und Plugins eingesetzt.

Dazu können insbesondere gehören:

• WordPress
• Astra Theme
• Elementor
• Rank Math SEO
• WPForms
• WP Mail SMTP
• WP Super Cache
• Autoptimize
• WP 2FA
• All-in-One WP Migration and Backup

Diese Komponenten dienen dem technischen Betrieb, der Gestaltung, der Sicherheit, der Suchmaschinenoptimierung, der Performance, der Formularverarbeitung und der Administration der Website.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten zu Werbezwecken erfolgt dadurch nicht.

4.7 Nextcloud / Dateiübermittlung über cloud.kadex-it.at

Kadex-IT kann Kunden, Interessenten oder Projektpartnern zeitweise Nextcloud-Links über cloud.kadex-it.at zur Verfügung stellen. Dies kann insbesondere zur sicheren Übermittlung, Bereitstellung oder gemeinsamen Bearbeitung von Dateien, Unterlagen, technischen Dokumentationen, Projektinformationen oder sonstigen vereinbarten Inhalten erfolgen.

Die Nutzung von Nextcloud erfolgt nicht automatisch durch den bloßen Besuch dieser Website, sondern nur, wenn ein entsprechender Link bereitgestellt oder ein Zugang eingerichtet wurde.

Bei der Nutzung von Nextcloud können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name oder Benutzername, sofern ein Konto eingerichtet wird
• E-Mail-Adresse, sofern erforderlich
• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit von Zugriffen
• Datei- und Ordnernamen
• Dateigröße
• Dateityp
• Zeitstempel von Uploads, Downloads, Änderungen oder Freigaben
• Inhalte der übermittelten Dateien
• Informationen zu Freigaben und Share-Links
• Protokolldaten zu sicherheitsrelevanten Ereignissen
• technische Fehler- oder Zugriffsdaten

Zwecke der Verarbeitung sind:

• Dateiübermittlung
• Bereitstellung von Projektunterlagen
• Austausch technischer Dokumentationen
• sichere Zusammenarbeit mit Kunden und Projektpartnern
• Verwaltung von Freigaben und Zugriffsrechten
• Nachvollziehbarkeit von Uploads, Downloads und Änderungen
• Sicherstellung des technischen Betriebs
• Erkennung und Abwehr von Missbrauch oder Sicherheitsvorfällen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nutzung zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Zusätzlich kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Anwendung kommen. Das berechtigte Interesse liegt in der sicheren, nachvollziehbaren und effizienten Dateiübermittlung sowie im Schutz der IT-Systeme.

Sofern eine Freigabe freiwillig oder auf Grundlage einer gesonderten Zustimmung erfolgt, kann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage hinzukommen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Nextcloud-Freigaben können zeitlich befristet sein. Dateien und Freigaben werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Zusammenarbeit, die Dokumentation oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Protokolldaten werden nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert, sofern keine längere Speicherung zur Fehleranalyse, Sicherheitsprüfung oder Rechtsverfolgung erforderlich ist.

4.8 Öffentliche Freigabelinks in Nextcloud

Wenn Kadex-IT einen öffentlichen Freigabelink bereitstellt, können Personen mit Kenntnis des Links auf die freigegebenen Inhalte zugreifen, soweit keine zusätzlichen Schutzmaßnahmen wie Passwortschutz oder Ablaufdatum eingerichtet wurden.

Kadex-IT verwendet, soweit zweckmäßig, Schutzmaßnahmen wie:

• Passwortschutz
• Ablaufdatum
• beschränkte Berechtigungen
• Download- oder Upload-Beschränkungen
• Deaktivierung nicht mehr benötigter Links

Empfänger eines Nextcloud-Links sind verpflichtet, den Link vertraulich zu behandeln und nicht unbefugt an Dritte weiterzugeben.

4.9 Nextcloud-Cookies und Local Storage

Bei Nutzung von cloud.kadex-it.at können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien eingesetzt werden.

Diese können insbesondere folgenden Zwecken dienen:

• Sitzungsverwaltung
• Anmeldung
• CSRF-Schutz
• SameSite-Schutz
• Sicherheit
• technische Funktionsfähigkeit der Nextcloud-Oberfläche

Die konkrete Bezeichnung einzelner Cookies kann je nach eingesetzter Nextcloud-Version, WordPress-Version, Plugin-Version und Konfiguration abweichen.

Diese Cookies sind technisch erforderlich, damit Nextcloud sicher und funktionsfähig genutzt werden kann.

4.10 Backups

Kadex-IT erstellt Backups, um Systeme und Daten im Fall technischer Störungen, Fehlbedienungen, Sicherheitsvorfälle oder Datenverlust wiederherstellen zu können.

Backups können Daten aus Website, E-Mail-Kommunikation, Projektunterlagen oder Nextcloud-Freigaben enthalten, soweit diese zum Zeitpunkt der Sicherung im jeweiligen System vorhanden sind.

Zweck der Verarbeitung ist die Sicherstellung des laufenden Betriebs, die Wiederherstellbarkeit und die Datensicherheit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im Schutz vor Datenverlust, in der Betriebssicherheit und in der Erfüllung technischer Sorgfaltspflichten.

Backups werden grundsätzlich nur für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt und danach überschrieben oder gelöscht, sofern keine längere Speicherung erforderlich ist.

7. Speicherorte und Drittlandübermittlungen

Kadex-IT achtet darauf, personenbezogene Daten nach Möglichkeit innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums zu verarbeiten.

Eine Übermittlung in Drittländer ist grundsätzlich nicht beabsichtigt. Sollte künftig ein Dienst eingesetzt werden, der eine Drittlandübermittlung erforderlich macht, erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien oder einer sonstigen zulässigen Rechtsgrundlage nach der DSGVO.

8. Technische und organisatorische Maßnahmen

Kadex-IT setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, unbefugter Offenlegung und unbefugter Veränderung zu schützen.

Dazu können insbesondere gehören:

• HTTPS/TLS-Verschlüsselung
• Zugriffsbeschränkungen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• sichere Passwörter
• rollenbasierte Berechtigungen
• regelmäßige Updates
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse
• Backups
• Netzwerk- und Systemschutzmaßnahmen
• Prinzip der minimal erforderlichen Rechte
• technische Überwachung und Fehleranalyse

9. Speicherdauer

Kadex-IT speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zur Aufklärung sicherheitsrelevanter Vorfälle erforderlich ist.

12. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu erheben.

13. Widerruf von Einwilligungen

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.

14. Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Kadex-IT verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

15. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.